Persondata på KVUC

Her kan du læse om, hvordan din persondata på Københavns VUC bliver håndteret.

Registrering

I forbindelse med optagelse på KVUC indsamler og opbevarer vi personoplysninger om dig, fx: navn, adresse, telefon, mail-adresse og cpr.nr. Disse data er en forudsætning for optagelsen, og det er derfor nødvendigt, at KVUC indsamler, behandler og opbevarer disse personoplysninger. Oplysningerne har du dels selv givet os ved samtale med vejleder eller på dit ansøgningsskema/online ansøgning og dels via beviser fra din tidligere skolegang. Vi henter dog også oplysninger om dig fra offentlige registre. Vi opdaterer eksempelvis løbende dine stamdata via CPR-registeret og henter oplysninger om din forsørgelse og tidligere uddannelse via US2000. Vi registrerer altså stamoplysninger om dig, oplysninger om dit skema, dit fremmøde, dit studieforløb, resultater af prøver, eksamenskarakterer samt evt. varsler og afgørelser, hvis du har for meget fravær m.m.

Når du indskrives på KVUC accepterer, du samtidig at dine stamoplysninger (navn, adresse, telefon, mail-adresse osv.) kan vises for lærere og i nogle tilfælde for dine medkursister i vores studieadministrative system. Hvis du ønsker at ændre dette, skal du kontakte persondata@kvuc.dk.

Formål med behandling af dine data

Det primære formål med indsamling og behandling af din data er gennemførelse af din undervisning. Denne behandling indebærer eksempelvis: afgørelse om optagelse, planlægning og udførelse af undervisning og prøveafholdelse. Under uddannelsen anvendes dine data bl.a. til at sikre, at du optages på de korrekte hold, er studieaktiv og tilmeldes eksamen samt til udfærdigelse af dine eksamensbeviser. Dine oplysninger indgår også i forskellige indberetninger til STIL og Undervisningsministeriet. Behandlingen er lovlig efter Persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra e).

Dine oplysninger kan herudover også anvendes til et sekundært formål – nemlig interne statistikformål. Dine oplysninger bruges i den forbindelse til KVUC’s planlægning af fremtidigt undervisningsudbud, udformning af fastholdelsesprocedurer m.m. Behandlingen er lovlig efter Persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra f), hvor KVUC vurderer at interne statistikformål udgør en legitim interesse.

Dine oplysninger kan i visse tilfælde anvendes til et 3. formål. KVUC kan anvende din mailadresse til at fremsende dig relevante undervisningstilbud. Behandlingen er lovlig efter Persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra f), hvor KVUC vurderer, at undervisningsfastholdelse og markedsføring udgør en legitim interesse.

Dine personoplysninger kan anvendes til markedsføring – eksempelvis på Facebook eller kvuc.dk. Dine oplysninger anvendes i den forbindelse kun med dit specifikke samtykke hertil. Denne behandling er lovlig efter Persondataforordningens artikel 6, stk. 1. litra a). Et samtykke om brug af data (eksempelvis foto) til markedsføring kan altid trækkes tilbage. Dette gøres ved at kontakte KVUC på persondata@kvuc.dk. Samtykker på KVUC følger persondataforordningens betingelserne i Persondataforordningens artikel 7.

Videregivelse af oplysninger

Vi sender dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere.

Myndigheder
IT-leverandører
Forlag

KVUC administrerer undervisningen i det studieadministrative system; Ludus Suite, som du også får adgang til. Her vil du kunne se dine karakterer, skema, lektier osv. Det er vigtigt, at du ved, at du med accept af disse betingelser også samtykker til, at dit navn, adresse og telefonnummer må vises for administrationen, lærere og andre kursister i vores studieadministrative system. Hvis du ønsker at hemmeligholde disse oplysninger, skal du meddele dette til din studievejleder.

Overførsel til tredjelande

I nogle tilfælde vil din data blive overført til tredjelande uden for EU. Dette sker kun, hvis KVUC har sikret sig, at den pågældende databehandling finder sted i lande, hvor den virksomhed, der behandler data via databehandler- eller underdatabehandleraftale, er forpligtet til at sikre følgende:

at overførsel sker til et sikkert tredjeland jævnfør Persondataforordningens artikel 45 stk. 1
Hvis ovenstående ikke kan sikres; at der er et andet lovligt grundlag for overførsel til tredjelande jævnfør Persondataforordningens artikel 46, stk. 2, litra a (eksempelvis Privacy Shield-ordningen) eller Persondataforordningens artikel 46, stk. 2, litra c (EU-kommisionen standardkontrakter).

Du kan få tilsendt en fuld liste af databehandlere ved at skrive til persondata@kvuc.dk

Samtykke

Hvis du bliver portrætfotograferet eller portrætoptaget på video på skolens område, indhenter vi dit samtykke til at anvende dit foto eller video. På samtykket vil det fremgå, hvad anvendelsesformålet er. Samtykket kan altid trækkes tilbage. Dette gøres ved at kontakte KVUC på persondata@kvuc.dk. Almindelige situationsbilleder bruges dog uden samtykke.

KVUC har videoovervågning ved indgangspartier, gangarealer, kantine, reception og åbent læringscenter. KVUC skilter med videoovervågning ved alle indgangspartier. TV overvågningen foretages i kriminalitets-forebyggende øjemed og slettes automatisk efter 30 dage.

Kun 1 leder og 1 medarbejder på KVUC har adgang til videooptagelserne. Hvis der er mistanke om, at noget ulovligt er foregået, vil TV-optagelserne blive gennemset af en af skolens ledere. Videooptagelserne videregives udelukkende til politiet og kun i kriminalitetsopklarende øjemed.

Studiekort

Som kursist på KVUC har du mulighed for at få et digitalt studiekort. KVUC samarbejder med Studiz om studiekortet. KVUC er dataansvarlig for de oplysninger, som du afgiver i forbindelse med oprettelse af studiekortet, og har indgået en databehandleraftale med Studiz.

Dine rettigheder

Du har altid ret til at få indsigt i og evt. få rettet personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige. Hvis du mener, at behandling af dine oplysninger ikke længere et lovligt, har du også ret til at bede om at blive slettet. Du har også ret til at få udleveret en kopi af alle registrerede oplysninger om dig selv i et letlæseligt format. I disse tilfælde skal du henvende dig til persondata@kvuc.dk.

Opbevaringsperiode

Alt registreret data opbevares minimum i 5 år plus løbende år pga. § 44 i Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv.

Målgruppescreeninger for forberedende voksenundervisning samt ordblinde undervisning opbevares i minimum 15 år, da dette svarer til Undervisningsministeriets opbevaringsprocedure for testrapporter ved den nationale ordblindetest.

Kursisternes eksamensprotokoller for gymnasiale fag samt almen voksenuddannelse (AVU) og forberedende voksenuddannelse (FVU). Hertil grundlag for udstedelse af deltagerbeviser på AVU, Kursisternes faglige dokumentation på AVU og Data registreret under kursisternes evt. realkompetencevurdering. Dette opbevares i minimum 30 år jævnfør § 38 i Bekendtgørelse om prøver og eksamen i de almene og studieforberedende ungdoms- og voksenuddannelser.

Grundlag for returnering af deltagerbetaling opbevares på ubestemt tid jævnfør §8 i Bekendtgørelse om deltagerbetaling ved almen voksenuddannelse og gymnasiale enkeltfag.

Kontakt

Københavns VUC er dataansvarlig for behandling af alle dine oplysninger. Har du spørgsmål til dine persondata, kan du henvende dig til KVUC’s databeskyttelsesrådgiver på mail: persondata@kvuc.dk

Klagemulighed

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener dine data ikke behandles korrekt i henhold til databeskyttelsesforordningen.

Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K
Telefon 3319 3200, E-mail: dt@datatilsynet.dk

For kursister